Quel est l’entretien pour un destructeur de documents ?
Afin de rendre absolument illisibles des documents papier privés, les destructeurs de documents électriques sont l’alternative la plus économique, rapide et efficace. C’est un type d’appareil qui existe sous de très nombreux formats, pour les particuliers, les petites entreprises ou les bureaux avec des centaines de personnes.
Il peut parfois même détruire les données enregistrées sur des CD ainsi que des cartes bancaires (ou autre carte plastifiée du même format). Le prix est extrêmement variable et les premiers modèles sont des accessoires de bureautique totalement accessibles.
Si l’utilisation d’un destructeur de documents est très simple, il l’est tout autant de l’entretenir. Et même si l’entretien nécessaire semble être trois fois rien, il est indispensable de le faire afin d’éviter les soucis et en particulier le bourrage papier !
Entretenir le cylindre de coupe du destructeur de documents
Au moment de l’achat d’un destructeur de documents, il faut faire le choix entre une coupe croisée et une coupe droite. Si cela influence la destruction et le niveau de sécurité, cela ne change rien au niveau de l’entretien ni même au fonctionnement global.
Le cylindre de coupe est l’élément central de la machine. Il est en métal et il est extrêmement coupant. Il ne faut jamais s’en approcher sans avoir au préalable débrancher le broyeur. Par contre de la même façon qu’un cuisinier pense à aiguiser ses couteaux régulièrement, il faut les entretenir. Ici il n’est pas question d’aiguisage, mais de lubrification.
Voici les deux solutions possibles et leurs avantages / inconvénients :
Plus il y a de personnes dans le bureau qui utiliseront le destructeur de document, plus il est intéressant d’opter pour la lubrification automatique.
Quelle huile lubrifiante utiliser sur une déchiqueteuse à papier ?
Pour lubrifier manuellement votre destructeur de papier, vous avec besoin de deux choses :
- une feuille de papier (pas trop fine, mais 80 ou 90 g c’est parfait, cela peut même être un document à détruire) ;
- de l’huile lubrifiante adaptée.
Il est possible d’acheter une petite bouteille de lubrifiant pour destructeur de documents. Toutefois en regardant la composition de ces bouteilles spéciales de Fellowes, on se rend vite compte qu’elles sont strictement composées d’huile de colza (source).
L’astuce est de commencer avec une bouteille d’huile spéciale destructeur, car elle a une ouverture fine qui permet de facilement mettre de l’huile sur une feuille, sans imbiber la feuille. Par contre par la suite, il suffit juste d’utiliser votre bouteille d’huile de colza de cuisine pour recharger la petite bouteille.
D’un autre côté, notez que l’huile de lubrification sera utilisée avec parcimonie. En effet pour la lubrification manuelle, il suffit de tracer un X sur les deux diagonales d’une feuille A4 puis de la passer dans le destructeur. Rien de plus !
Vider la corbeille, un geste simple, mais essentiel
Cela semble évident dans l’utilisation du destructeur de documents, mais nous préférons le rappeler : il faut toujours vider la corbeille avant qu’elle ne soit pleine. Pour suivre le remplissage de la corbeille de votre destructeur, il y a souvent un espace vitré. Plus ponctuellement il est possible d’acheter un destructeur avec un voyant annonçant le niveau de remplissage de la corbeille. C’est l’idéal si vous n’avez pas un employé de ménage ou une personne désignée pour le faire quotidiennement.
Si vous regardez avec attention, vous constaterez qu’en général le niveau maximal à ne pas dépasser est souvent sous les cylindres de coupe de quelques centimètres (et est bien moindre que la capacité totale du bac). Ce n’est pas anodin.
Si les particules de papier sont trop proches du cylindre de coupe, vous risquez un bourrage papier, le truc le plus désagréable avec un destructeur de documents. Il faudra alors vider la corbeille, puis utiliser le bouton reverse pour faire ressortir la ou les feuilles qui posent soucis avant de tenter de la détruire à nouveau.
Vu le temps que l’on perde à débloquer une déchiqueteuse de documents avec un bourrage papier, cela vaut vraiment le coup de vider la corbeille avant qu’elle ne soit pleine !