Un destructeur de documents est l’appareil le plus simple pour détruire de façon sécurisée des données enregistrées sur du papier. En effet, il suffit de présenter une feuille entière au niveau de l’ouverture et elle ressort de l’autre côté, dans la corbeille, en petites particules difficiles à reconstituer.

Cependant son utilisation peut être limitée, tout le monde n’a pas de nombreux documents à détruire à tout moment et c’est pourquoi la location est dans certains cas un bon choix.

La location d’un destructeur de documents de faible rendement

Quand on commence à comparer les destructeurs de documents, on se rend vite compte qu’il existe une machine pour chaque type de situation.

Dans cette partie nous nous concentrons sur les besoins occasionnels pour détruire une faible quantité de documents. En général, c’est un besoin qui apparaît quand :

• on déménage ;
  
• on cesse une activité de bénévole ou une microentreprise ;
  
• on trie les affaires d’un proche décédé.
  

Cela signifie qu’il peut y avoir plus d’une centaine de feuilles, mais il n’y a pas forcément d’urgence et le niveau de sécurité n’importe pas vraiment. Vous pouvez détruire les papiers au fur et à mesure que vous mettez la main dessus ou en continuant à ranger d’autres éléments lorsque le broyeur a besoin d’une pause.

Voici deux solutions pour louer un destructeur de documents :

• allovoisins qui proposent de la location entre particuliers ;
• poster un message sur vos réseaux sociaux pour solliciter vos amis.
  

La location d’un destructeur de documents en contexte professionnel

Pour plus d’efficacité, pour détruire plus de feuilles à chaque passage et surtout pour être en adéquation avec les règles du RGPD, il faut pouvoir louer directement un appareil avec une forte capacité.

Dans ce cas il est nécessaire de se tourner vers du matériel de bureautique. Il existe des sociétés spécialisées dans la location ou qui le proposent en plus d’autres services :

• Neoloc, pour tout type de matériel de bureau ;
  
• Loxy solid’IT, pour tout ce qui concerne les déchets et le recyclage ;
  
• les boutiques de bureautiques indépendantes ou non.
  

Pour ce genre de besoin, il est important de regarder différents critères précis pour être sûr d’avoir de suite le matériel qui convient :

• le niveau de sécurité et le type de coupe (croisée ou droite) ;
  
• le rendement, c’est-à-dire le nombre de feuilles détruites en un passage ;
  
• le cycle de fonctionnement, c’est-à-dire l’alternance destruction – pause ;
  
• la capacité de la corbeille ;
  
• la livraison et le rendu de l’appareil (qui peut être très encombrant) ;
  
• le prix en incluant tout (transport, durée qui vous intéresse, assurance).
  

Louer ou déléguer ?

Si vous n’êtes pas équipés et que vous avez des données sensibles nécessitant une destruction sécurisée, bien faite et avec éventuellement un justificatif en attestant, il peut être préférable de déléguer, c’est-à-dire de sous-traiter à une entreprise spécialisée.

En effet certaines petites sociétés de service vont gérer vos papiers à votre place. En général elles viennent dans vos locaux récupérer les documents. Puis elles se chargent de les broyer avec le niveau de sécurité voulu (de P-3 à P-5 voire plus). Et pour finir, elles s’occupent du recyclage ou du dépôt dans des déchetteries adaptées.

Quand c’est nécessaire, elles peuvent même vous fournir un certificat de destruction sécurisée. Bien sûr il est possible d’avoir un devis afin de comparer avec l’achat d’un destructeur de documents.

Ce fonctionnement est intéressant quand vous avez des données qui reviennent en permanence et que vous savez pouvoir détruire après une durée précise. Il est ainsi possible de faire le ménage de vos archives une fois par an ou tous les six mois, en une seule fois, d’une grande quantité de dossiers.

Quand est-il plus intéressant d’acheter un destructeur de documents plutôt que de louer ?

La location a tout de même ses limites.
En fait c’est surtout une question de place et de régularité.

Comme nous l’avons vu dans le premier point, si c’est pour une destruction occasionnelle dans un contexte privé, autant rester sur de la location. Par contre dès que vous avez des papiers à détruire tout au long de l’année, la question se pose sérieusement.

Il s’agit alors de voir ce qui prend le moins de place : stocker les documents au fil du temps pour les détruire en une seule fois ou installer définitivement un destructeur de documents.

On peut également prendre en compte le coût, aussi bien celui de l’appareil que celui du temps passé par les employés à gérer les vieux papiers. S’il s’agit de détruire une dizaine de feuilles par semaine, il est tout à fait possible d’acheter un petit appareil qui ne prend pas plus de place qu’une classique poubelle à papier.

Conclusion

Les solutions sont multiples, les sociétés permettant la location sont nombreuses et différentes selon les régions. Mais dans tous les cas, il est possible de choisir.

• de louer quelques heures ;
  
• de sous-traiter la destruction ;
  
• d’investir dans un destructeur de documents.
  

Et il est même possible de tester l’un avant de changer d’avis et d’opter pour une autre façon de faire.