Définition : Qu’est-ce qu’un destructeur de documents ?

Tout est dans le nom !
Un destructeur de documents est un appareil électrique qui détruit les feuilles de papier. Il est équipé de petites lames qui vont transformer chaque feuille soit en longues bandes soit en confettis. L’objectif est de rendre illisible ou inutilisable un document.

Il est apprécié des particuliers et il peut être imposé aux professionnels. Cependant il existe plusieurs niveaux de sécurité et donc une grande variété d’appareils.

Déchiqueteur ou destructeur de documents sont deux termes pour désigner la même chose.

Quels sont les différents types de destructeurs de papier ?

On a tendance à considérer qu’il existe deux catégories de destructeurs de papier :

• le destructeur à coupe droite ;
• le destructeur à coupe croisée.

La différence entre les deux est dans les particules que l’on obtient, des bandes de papier ou des confettis. Le niveau de sécurité n’est donc pas le même pour les deux.

Cependant d’autres catégories peuvent être proposées :

• destructeur électrique et destructeur manuel, selon la source d’énergie ;
• destructeur P-1, P-2, etc, selon le niveau de sécurité offert.

Tout dépend des vendeurs qui favorisent l’une ou l’autre classification.

Comment fonctionne un destructeur de documents ?

Le principe est vraiment très simple. Le papier est introduit dans une fente et passe ensuite entre les lames de couteaux ou entre des dents. On parle également de cylindres de coupe. Suivant l’équipement choisi, on obtient alors des bandes papier ou de petits morceaux, nommés particules. Le tout atterrit dans la corbeille à papier qu’il faut vider régulièrement. Pour aller plus loin : Comment fonctionne un destructeur de documents ?

Pourquoi utiliser un destructeur de papier ?

En tant que particulier, le destructeur garantie que vos données ne pourront être récupérées, en particulier pour ensuite vous voler votre identité. Cela permet de jeter facilement des factures ou autres papiers personnels sans se soucier que quelqu’un vérifie dans les poubelles s’il y a quelque chose d’intéressant.

Pour les professionnels, c’est une façon de protéger des données très variées, concernant des projets d’entreprises, des informations sur les clients et les employés, etc. Cela peut concerner aussi bien une obligation légale, que le besoin de se protéger de ses concurrents.

Faut-il un destructeur de documents en entreprise ?

Si vous vous posez la question, c’est probablement qu’il en faut un pour votre entreprise !
Pour la destruction de documents contenant des données sensibles et/ou des données personnelles (sur des clients, des patients ou des employés), le plus simple est l’utilisation d’un destructeur de documents. Et pour les données confidentielles (ou plus), il est évident qu’il en faut un. Pour aller plus loin : Faut-il un destructeur de documents en entreprise ?

Par contre il est tout à fait possible d’en prévoir un seul pour plusieurs bureaux ou services et le matériel doit être adapté à vos besoins.

La loi RGPD impose-t-elle d’avoir un destructeur de documents ?

La loi RGPD, Règlement Général de Protection des Données, n’impose pas l’utilisation d’un destructeur de documents, mais impose à chaque entreprise, association, administration, blogueur de mettre tout en œuvre pour assurer la protection des données des utilisateurs, clients, etc. Il faut se protéger du vol, du piratage et de la diffusion des informations. Et il faut pouvoir assurer à toute personne qui en fait la demande que toutes les données la concernant seront détruites.

Pour les informations sous format papier, la destruction la plus simple passe par un destructeur de document, idéalement avec un niveau de sécurité P-4.

Comment choisir un destructeur de documents ?

Plusieurs caractéristiques doivent être prises en compte pour établir un comparatif qui vous permettra de savoir quel destructeur de documents acheter. Ces éléments doivent être mis en parallèle avec vos besoins.

• Que doit détruire le destructeur ? Juste du papier ou également des cartes bancaires, des CD, des trombones, etc.
• Quelle quantité de feuilles devez-vous détruire ? Moins de dix feuilles une fois par jour maximum ou une centaine tous les jours.
• Quel niveau de sécurité vous est imposé par votre lieu de travail ?
• Combien de personnes utiliseront le destructeur au quotidien ?

Cela vous permet ainsi de savoir de quelle durée de fonctionnement vous avez besoin, de quelle capacité de destruction, du niveau de sécurité, etc.

Quelles caractéristiques ou technologies rendent la destruction plus facile ?

Pour faciliter la destruction, en plus des éléments de base, il y a quelques options bien appréciables.

Nous vous conseillons la technologie anti-bourrage, surtout si plusieurs personnes utilisent le destructeur. En effet, il est tentant de chercher à gagner du temps en mettant un peu plus de feuilles que prévu. Mais ensuite au moment de réparer son erreur, le coupable n’est pas toujours disponible. Selon les marques, cette option ne fonctionne pas toujours de la même façon. Il peut s’agir d’un bouton recul ou d’un capteur qui empêche le fonctionnement de l’appareil s’il y a trop de papier.

L’autre point appréciable, tellement que quasiment tous les appareils le proposent est la mise en route automatique. Cela signifie que le destructeur détecte la présence de papier dans l’ouverture et commence le découpage par lui-même. Associé à la mise en veille, cela fait gagner du temps à tout le monde.

De quel niveau de sécurité avez-vous besoin ?

Pour vous permettre de savoir rapidement le niveau de sécurité qui vous est nécessaire, voici un tableau récapitulatif, pour la destruction de papier. Cela vous permet également de vous faire une idée de la taille de chaque morceau de papier à l’issue du processus.

Que choisir : un destructeur de documents à coupe droite ou croisée ?

Le choix d’une coupe ou de l’autre ne se fait pas en fonction de vos préférences, mais de vos impératifs en termes de sécurité. En effet les deux n’offrent pas du tout les mêmes résultats.

Pour les documents sensibles, confidentiels ou ultra-secrets, il faut opter pour un appareil avec un niveau de sécurité P-4, P-5, P-6 ou P-7. Tous ces modèles seront obligatoirement à coupe croisée. Les feuilles de papier seront transformées en particules, des confettis de papier de moins de 6 mm. Par contre attention, ce type de coupe nécessite un entretien plus minutieux de l’appareil, il faudra l’huiler régulièrement.

La coupe droite transforme les documents en longues bandes de papier, plus ou moins larges selon le niveau de sécurité de l’appareil. Cela convient bien pour les données générales, comme les données internes. Et cela explique pourquoi ce sont des appareils moins chers, car plus basiques dans leur conception et leur fonctionnement.

Que choisir comme destructeur de documents : électrique ou manuel ?

Jusqu’ici nous nous sommes concentrés sur les destructeurs de documents électriques, car ils proposent plusieurs niveaux de sécurité. Cependant dans certaines circonstances il est tout à fait possible de privilégier un destructeur de documents manuel. Il s’agit d’un appareil qui fonctionne sur le même principe que la version électrique à coupe droite. Cependant pour faire progresser le papier dans l’appareil il faut tourner une poignée. C’est une solution qui fonctionne donc sans aucune source d’énergie.

Cet appareil bien spécifique possède deux avantages. Il est très économique, en effet, il ne coûte pas plus de 20 EUR. Il est souvent compact puisqu’il n’a pas vocation à gérer des dizaines de papiers tous les jours. Il peut être utilisé n’importe où sans prise électrique. Ainsi pour les instituteurs cherchant à avoir des bandes de papier facilement pour leurs élèves et les activités de bricolage, cela peut convenir à merveille. Pour aller plus loin : Destructeur de documents électrique ou manuel ?

Destructeur de documents quelle marque choisir ?

Les deux marques les plus connues sont les marques AmazonBasics et surtout Fellowes qui se positionne extrêmement bien sur ce créneau en particulier. Cette dernière est incontournable, peu importe le type de destructeurs de documents que l’on cherche. Pour aller plus loin : Destructeur de documents quelle marque choisir ?

Toutefois il existe d’autres marques comme Rexel Europe (attention, il existe plusieurs entreprises sous ce nom) qui est principalement spécialisé dans la destruction de documents, Duronic qui a un catalogue large de produits de bureautique variés, ou encore HSM, Peach, etc.

Où louer un destructeur de papier pour quelques heures ?

Pour une utilisation privée, le plus simple est de regarder sur un site de location de matériel entre particuliers comme Zilok, Kiwiiz, allovoisins. Cela permet de l’emprunter à proximité de chez vous pour une journée ou une semaine.

Dans un cadre professionnel, c’est plus délicat et en général on fait plutôt appel à des sociétés qui vont récupérer vos archives puis les détruire pour vous. À l’issue du processus, le prestataire vous remettra un certificat de destruction.

Sinon, il faut voir auprès de vos fournisseurs en bureautique s’ils peuvent vous proposer une location, souvent sous couvert de tester le matériel avant un futur achat. Pour aller plus loin : Où louer un destructeur de papier pour quelques heures ?

Dans quel magasin acheter un destructeur de papier ?

Aujourd’hui le destructeur de documents fait véritablement partie du matériel de bureau de base. Ainsi il est possible d’en acheter un dans de nombreuses boutiques diverses. Les magasins liés à la bureautique ainsi que des sites plus généralistes vont vous permettre de vous équiper. Vous devriez trouver du choix chez Bureau vallée, Amazon, Cdiscount, Darty, Bruneau, Boulanger, Top office, Office DEPOT, Terface, etc.

Quel est le prix d’un destructeur de papier ?

Pour un destructeur de papier à faible niveau de sécurité et pour une utilisation occasionnelle, il est possible de s’équiper pour moins de 50 EUR. Pour un usage professionnel plus régulier, il faut prévoir au moins 100 EUR et probablement entre 200 et 300 EUR selon vos exigences. Enfin pour du matériel d’entreprise et du très haut niveau de sécurité, il faudra prévoir plusieurs centaines d’euros et même quelques milliers d’euros.

Comment utiliser un destructeur de documents ?

C’est vraiment très simple d’utiliser un tel appareil. La seule chose qui peut prendre du temps, c’est de vérifier ce qui peut être détruit. En effet, il faut au préalable vérifier le nombre de feuilles maximal en un passage et si les agrafes doivent être retirées ou non. Ensuite il suffit de mettre le destructeur sous tension et de positionner sur l’ouverture le papier. Il ne faut pas forcer ni chercher à aller plus vite. Quand c’est fini, soit vous introduisez un deuxième paquet de feuilles, soit vous éteignez le destructeur de documents. Pour aller plus loin : Comment utiliser un destructeur de documents ?

Quel est l’entretien pour un destructeur de papier ?

Au niveau de l’entretien régulier, il y a deux choses à connaître : comment le nettoyer et comment le lubrifier.

Pour le nettoyage du destructeur de papier, il faut juste vider régulièrement la corbeille et chasser les poussières qui peuvent se coincer dans les cylindres de coupe. Pour cela il est possible d’utiliser une sorte de poire dépoussiérante si vous en avez une pour votre matériel informatique ou tout autre système de soufflerie. Sinon passez un petit coup de balayette ou plumeau. Attention, débranchez toujours l’appareil avant de vous en occuper.

Pour la lubrification du destructeur, il faut avant tout s’équiper un peu, à moins que votre appareil ne possède l’option auto-lubrifiant. Au choix vous pouvez acheter juste de l’huile lubrifiante ou des feuilles lubrifiées. Si vous avez des feuilles toutes prêtes, il suffit d’en faire passer une dans le destructeur de documents. Si vous avez une bouteille d’huile, vous devez préparer vous-même la feuille en traçant un grand X sur toute la feuille. Puis il suffit de la détruire.

Quelle huile utiliser pour destructeur de documents ?

Tant que votre destructeur de documents est sous garantie, il est préférable d’utiliser de l’huile spécifiquement conçue pour les destructeurs de papier. Dans certains cas il faut même utiliser strictement de l’huile de la même marque que votre appareil sinon la garantie disparaît.

Cependant, notez qu’il est également tout simplement possible d’utiliser de l’huile de colza qui est en fait le seul composant de l’huile Fellowes (source). Il suffit d’en mettre un filet sur une feuille de papier, comme vous le feriez avec l’huile « officielle ». Pour aller plus loin : Quelle huile utiliser pour destructeur de documents ?

Comment débourrer un destructeur de documents ?

La première chose à faire est d’arrêter l’appareil et de prendre le temps de vider la poubelle. Vérifier délicatement s’il est possible de retirer quelques feuilles (sans forcer, vous endommageriez les dents). Puis il faut appuyer sur le bouton marche arrière qui fait ressortir le papier. Idéalement vous devriez pouvoir tout faire sortir. Il ne reste alors plus qu’à recommencer avec moins de papier en un seul passage.

Si c’est toujours coincé, alors il va falloir débrancher puis ouvrir l’appareil et regarder à l’intérieur, du côté des dents et des couteaux. Ne touchez à rien avec vos doigts ! Il va falloir retirer tous les morceaux de papier visible, à l’aide d’une pince à épiler ou d’un tournevis fin. Quand vous pensez que c’est bon, faites un test avec une feuille de papier épais légèrement cartonnée. Pour aller plus loin : Comment débourrer un destructeur de documents ?

Comment éviter le bourrage papier ?

Le bourrage de papier fait perdre du temps et abîme le matériel. Il est donc préférable de l’éviter aussi souvent que possible.
Pour cela il faut penser à lubrifier l’appareil régulièrement et à vider la corbeille avant qu’elle ne soit pleine. Au moment de vider la corbeille, n’hésitez pas à secouer légèrement l’appareil pour faire tomber la poussière accumuler autour des lames de découpage.

Par ailleurs le bourrage est provoqué par trop de papiers en une seule fois ou du papier insérer trop rapidement. Les destructeurs n’aiment pas trop les papiers froissés ni ceux pliés à de nombreux endroits. Pensez donc à insérer le papier par son extrémité la plus lisse.

Comment bien sécuriser jusqu’au bout la destruction des documents ?

Selon les contextes, le fait de détruire le document peut ne pas suffire pour garantir la sécurité des données. On parle ici de données confidentielles.

Où jeter les papiers découpés par un destructeur de papier ?

Pour les données générales, internes et sensibles (soit P-1, P-2, P-3), les bandes de papier peuvent vous servir à allumer votre feu de cheminée ou simplement être jetées avec les autres déchets. Il est tentant de vouloir les jeter avec les autres déchets recyclables, mais il est nécessaire de prendre contact avec votre centre de tri. 

En effet, dans certaines usines de recyclages, les déchets trop petits ne peuvent pas être revalorisés. Certains optent pour la presse à briquette, un appareil d’une cinquantaine d’euros qui transforment tous les papiers en bûches pour la cheminée.

Attention à partir du niveau de sécurité P-4, il n’est pas possible de jeter les particules de papier dans la poubelle. Il est souvent nécessaire de faire appel à une entreprise spécialisée qui vous remettra un certificat de destruction officiel.