Utiliser un destructeur de documents

comment utiliser un destructeur de documents ?

Comment utiliser un destructeur de documents ?

Afin de se débarrasser de façon sécurisée de nombreux papiers, le destructeur de documents est véritablement un équipement simple, compact et facile à utiliser. Toutefois dès qu’on l’utilise mal, il se bloque et la remise en route peut être chronophage.

C’est pourquoi le plus simple est d’accepter que le destructeur de documents ne puisse peut-être pas tout détruire, mais qu’en suivant la notice il vous fasse respecter la loi RGPD.

Détruire les documents dans les capacités de votre appareil

Avant toute chose : chaque destructeur de documents a des capacités qui lui sont propres. Cela fait partie des caractéristiques pour savoir quel destructeur à papier acheter. Et c’est la première chose à vérifier sur la notice.

⇨ le nombre de feuilles en un seul passage

Placez à l’entrée du destructeur un nombre de pages respectant le nombre de feuilles que peut détruire l’appareil. Suivant ses capacités, retirez ou laissez les trombones et les agrafes. C’est probablement l’élément le plus important, le premier que cite la célèbre marque Fellowes comme cause aux problèmes que l’on peut avoir ensuite.

⇨ la qualité du papier

Les feuilles ne doivent pas être froissées ni déchirées (au moins du côté entrant dans l’appareil). Elles ne doivent pas non plus être trop épaisses ou alors elles doivent bien respecter la capacité de destruction en un passage de l’appareil.

⇨ l’alternance marche / pause

Ce point est également très variable selon les appareils. Il s’agit du cycle de fonctionnement. L’utilisation de l’appareil passe par deux phases : la destruction de feuilles de papier, le repos. Ce cycle peut être de 10 minutes de destruction pour 1 h de pause (sur les appareils de faible capacité). Mais il est aussi possible d’avoir un destructeur de documents avec un fonctionnement continu.

Dans tous les cas, impossible de ne pas le respecter puisque l’appareil va se mettre sur pause de lui-même. Il faut donc s’organiser avant de commencer et ne pas forcément attendre d’avoir une centaine de feuilles pour s’y mettre.

⇨ destruction de papier ou de CD

Sur les destructeurs de documents polyvalents, on peut avoir plusieurs ouvertures. Les modèles les plus courants proposent une ouverture pour les feuilles de papier et une autre pour les CD / DVD et cartes (de visite ou bancaire).

La mise en route peut varier suivant la fente. Là encore les variations sont propres à chaque marque. Mais nous avons constaté que pour le papier, une fois le destructeur sous tension, la mise en route de la destruction est automatique lorsque le papier est détecté à l’ouverture. À l’inverse pour les CD et les cartes, il faut appuyer sur un bouton pendant toute la destruction.

Une manipulation du broyeur à papier en toute sécurité

Les lames présentes sur un destructeur de documents sont puissantes et peuvent être dangereuses. Ce n’est pas pour rien qu’il est nécessaire de s’assurer que les enfants et les animaux ne pourront pas accidentellement mettre en route le broyeur.

Toutefois même pour les adultes, il y a quelques éléments de sécurité à prendre en compte.

S’il y a souvent une mise en route automatique, c’est pour vous permettre de retirer vos doigts. D’ailleurs des détecteurs bloquent la destruction tant qu’une main est détectée à proximité (et si c’est votre sac à main, c’est pareil).

Par contre cela vous demande de faire attention aux éléments fins qui pourraient être avalés par la machine par accident : les cheveux longs, les longs colliers, les cravates, etc.

L’entretien de base sur un destructeur de documents

La dernière chose à prévoir dans le cadre de l’utilisation régulière de votre destructeur de papier est son entretien. C’est rapide, il n’y a que deux choses à faire :

⇨ vider la corbeille
⇨ lubrifier les lames.

Il est même possible de limiter le temps que l’on accorde à la lubrification du système interne en achetant un destructeur de documents avec une lubrification automatique. Sinon il suffit de tracer un grand X avec de l’huile lubrifiante sur une feuille A4 en bon état et de la détruire. Cela fonctionne avec une déchiqueteuse à coupe droite ou à coupe croisée.

Pour la corbeille, il suffit de mettre un sac dans le bac pour simplifier le processus (car la corbeille peut devenir trop lourde pour la vider dans une autre poubelle). Cela évitera aussi que des particules de papier s’envolent lors de la manipulation de l’ensemble. Consultez cet article complet sur : Quel est l’entretien pour un destructeur de documents ?

Comment se débarrasser d’un bourrage de papier ?

En respectant les conseils d’utilisation et la capacité du destructeur de documents, vous ne devriez pas vraiment faire face à un bourrage papier. C’est également le cas si vous ne laissez jamais la corbeille devenir totalement pleine.

Mais au cas où, il faudra prévoir de jouer avec le bouton reverse, qui permet de faire ressortir le papier, pour ensuite le faire avancer de nouveau. Si cela ne suffit pas, consultez cet article complet sur comment retirer un bourrage papier sur un destructeur de documents.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de débrancher l’appareil avant d’approcher vos doigts des cylindres de coupe !

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