Faut-il un destructeur de documents en entreprise ?
Les destructeurs de documents sont des appareils qui évoquent les films d’espionnage. On imagine des documents ultras confidentiels, des données qui pourraient déclencher une guerre et que seul un espion réussira à reconstituer. Ou alors on a en tête des services à haute confidentialité dans un cabinet d’avocats ou dans le bureau d’ingénieurs inventant le monde de demain.
Pour autant un destructeur de document est un appareil bien plus pragmatique, utilisé aussi bien pour assurer la sécurité de données personnelles au sein d’un foyer que pour des entreprises. Les utilisateurs sont bien plus variés que nous l’imaginons au premier abord, car les documents privés sont extrêmement nombreux et il y a un type de destructeurs de documents pour chaque usage.
Reste donc à vérifier si c’est à titre préventif qu’il est utilisé ou si c’est une obligation légale.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
La première chose à faire est de comprendre ce que comprend la notion de « données personnelles ». Qu’un relevé de compte bancaire soit personnel, cela semble logique, mais y a-t-il plus ?
Légalement, il s’agit de toute donnée sur une personne qui pourrait permettre son identification directement ou indirectement. Cela recouvre donc énormément de documents différents : une photo, un numéro de sécurité sociale, un bout d’adresse, etc.
Par contre à partir du moment où la donnée est anonymisée, ce n’est plus une donnée personnelle. C’est le cas si on s’assure que le visage de la personne est totalement masqué.
De plus une donnée personnelle, c’est juste une donnée, peu importe le support. Cela concerne donc aussi bien ce qui est imprimé sur du papier que ce qui est enregistré sur une clé USB ou dans le cloud, et ce que l’on griffonne en prenant des notes au téléphone.
Petit échantillon de documents contenant des données personnelles : les CV, les données des clients / partenaires / fournisseurs, les résultats d’analyse, le courrier (tant le papier que l’enveloppe), les relevés de compte, etc.
Ce qu’impose la loi RGPD
On parle de loi RGPD, en réalité il s’agit du Règlement général de la Protection des Données, en vigueur depuis mai 2018 pour toute l’Europe. Si le fondement de ce règlement n’est pas nouveau, il est plus insistant sur certains éléments, dont le stockage et la destruction des données.
Tant que les données sont en votre possession, vous devez pouvoir garantir leur sécurité. On pense en premier à un piratage informatique, mais c’est aussi faire en sorte qu’un recevant un client il n’ait pas vue sur des données concernant d’autres personnes.
C’est d’ailleurs pourquoi l’un des premiers conseils donnés est de ne pas stocker ce dont vous n’avez pas besoin. Cela limite la quantité de documents à protéger. Avez-vous vraiment besoin de garder toutes les cartes de visite que vous avez reçues au fil de votre carrière ?
Par ailleurs, au moment de la destruction, il faut assurer que les données ne pourront pas être récupérées. C’est tout ce que dit la loi. Enfin presque tout, car vous devez pouvoir justifier de votre démarche de destruction sécurisée. Il n’est plus possible de tout mettre à la poubelle spéciale recyclage du papier et attendre le passage du camion poubelle pour avoir l’esprit libre.
Ceci concerne tout le monde : les entreprises, les associations, les administrations, soit toutes les personnes qui ont des papiers dans leur bureau.
Pour en savoir plus sur le RGPD, le site de la CNIL est très complet.
Le destructeur de documents : la solution de facilité face au RGPD
En raison de tout ce qui peut être à détruire en une journée, même dans un petit bureau, le destructeur de documents est un appareil qui offre une solution simple d’utilisation avec un haut niveau de sécurité. En effet, il suffit d’opter pour un destructeur de documents à coupe croisée (et non à coupe droite) pour être tranquille sur tout ce qui est papier et même CD.
Nous vous conseillons donc d’opter pour un destructeur de document de niveau DIN P-4. Les niveaux de sécurité supérieurs sont nécessaires uniquement par rapport à des spécificités de votre profession (dans le secteur médical par exemple).
Par ailleurs, nous vous conseillons de bien choisir votre destructeur de documents de façon à ce que son utilisation soit rapide et efficace. Regardez combien de feuilles il est possible de détruire en une seule fois et quelle est la capacité de la corbeille à papier. Prenez aussi en compte le nombre de personnes qui l’utiliseront et la personne en charge de son entretien (il s’agit de savoir qui interviendra en cas de bourrage papier…).
Enfin certains destructeurs de documents ont des design discrets pour s’intégrer sans mal dans un bureau, voire même sous un bureau, à la place de la corbeille à papier.
Faites donc votre choix en fonction du volume papier à détruire et en fonction du profil de votre entreprise. Dans certains cas, un broyeur manuel peut même suffire. Dans d’autres cas, il faudra un destructeur pour papier et clé USB…
Que faire des particules de papier récupérées dans la corbeille ?
Si vous avez opté pour la coupe croisée, c’est bon, la destruction est suffisamment sécurisée. Vous pouvez jeter le sac de récupération de la corbeille du destructeur à la poubelle.
Toutefois si votre entreprise est également engagée dans une démarche écologique, il est possible de faire appel à une entreprise qui va gérer la revalorisation des particules de papier.
Dans un contexte privé (ou dans une PME), il est envisageable d’opter pour un compacteur de papier également nommé presse à briquette. Les copeaux de papier sont alors transformer en brique pour alimenter la cheminée. Vous êtes alors totalement sûr que personne ne pourra récupérer les informations qui figuraient sur vos documents !